Polityka prywatności ChannelHub

Obowiązuje od: 1 lipca 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest P.H.P.U. „PAKOL” Spółka Jawna Hajer & Hajer z siedzibą pod adresem ul. Spółdzielcza 11, 87-800 Włocławek, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000011468, NIP: 8880004826, REGON: 910029054, e-mail: kontakt@channelhub.pl (dalej: Administrator).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych Użytkownik może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: kontakt@channelhub.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do założenia Konta i świadczenia usług — brak ich podania uniemożliwia rejestrację lub korzystanie z Serwisu.

2. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu channelhub.pl oraz aplikacji ChannelHub (dalej: Serwis). Administrator przetwarza dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz na podstawie odpowiednich przesłanek prawnych wynikających z art. 6 RODO:

Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy.

Kategorie danych: Adres e-mail, hasło (wyłącznie w postaci zaszyfrowanej), dane konta i aktywnego Planu, dane organizacji i członków, dane rozliczeniowe (nazwa firmy, NIP, adres — jeśli podane do faktury).

Integracja z platformami marketplace

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy.

Kategorie danych: Identyfikatory i nazwy kont marketplace (Allegro i inne), tokeny OAuth (szyfrowane AES-256-GCM, klucz oddzielony od bazy), dane ofert (tytuły, opisy, parametry, zdjęcia, ceny, stany magazynowe, kody EAN/SKU, kategorie, statusy) — pobierane i synchronizowane między platformami na zlecenie Użytkownika.

Zarządzanie zamówieniami i stanami magazynowymi

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy.

Kategorie danych: Dane zamówień z połączonych platform (numer, status, data, pozycje, wartości, dane wysyłki bez danych osobowych kupujących w podstawowym widoku); logi synchronizacji stanów z wartościami przed i po zmianie.

Obsługa zapytań i kontaktów

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

Kategorie danych: Dane identyfikacyjne i kontaktowe Użytkownika, treść korespondencji.

Rozliczenia, księgowość i archiwizacja dokumentacji

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, ustawa o VAT).

Kategorie danych: Dane identyfikacyjne i firmowe, dane transakcyjne, dokumentacja fakturowa.

Bezpieczeństwo Serwisu i ochrona przed nadużyciami

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

Kategorie danych: Adres IP, identyfikatory sesji, dziennik audytu operacji z sygnaturą czasową, dane urządzenia i przeglądarki; logi rate-limitingu.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

Kategorie danych: Dane identyfikacyjne, kontaktowe, rozliczeniowe i dotyczące korzystania z usług.

Marketing bezpośredni własnych usług

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (przy wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną).

Kategorie danych: Adres e-mail, dane o aktywności w Serwisie.

3a. Podział ról RODO — administrator i procesor (DPA)

Dane identyfikacyjne Użytkownika (e-mail, dane firmowe) przetwarzane są przez Administratora jako administrator w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.

Dane osobowe kupujących zawarte w zamówieniach pobieranych z kont marketplace Użytkownika (imię, nazwisko, adres dostawy, e-mail, telefon, NIP kupującego) przetwarzane są przez Administratora jako podmiot przetwarzający (procesor) działający na zlecenie Użytkownika będącego ich administratorem. Strony zawierają Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) zgodną z art. 28 RODO. Wzorzec DPA dostępny jest na żądanie pod adresem: kontakt@channelhub.pl.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, którym Administrator powierza ich przetwarzanie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce. Odbiorcami danych mogą być:

dostawcy infrastruktury hostingowej i usług chmurowych;
podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze i podatkowe;
dostawcy systemów poczty elektronicznej i komunikacji transakcyjnej;
operatorzy platform marketplace (Allegro.pl sp. z o.o. i inne) — w zakresie niezbędnym do autoryzacji OAuth i synchronizacji danych ofert i zamówień Użytkownika;
organy państwowe i sądowe — w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnych z art. 28 RODO.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane osobowe Użytkowników nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku gdy przekazanie danych poza EOG okaże się niezbędne w związku z korzystaniem z usług podmiotów spoza EOG, przekazanie będzie odbywać się z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów ochrony przewidzianych RODO — w szczególności standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

6. Okresy przechowywania danych

dane związane z realizacją umowy — przez okres jej obowiązywania, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (zasadniczo 3 lata dla roszczeń B2B);
dane podatkowe i księgowe — przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego (zasadniczo 5 lat);
tokeny OAuth platform marketplace — przez czas aktywnego połączenia; usuwane niezwłocznie po odłączeniu platformy przez Użytkownika lub usunięciu Konta;
dane ofert i synchronizacji — przez czas aktywnej subskrypcji; po usunięciu Konta usuwane w terminie do 30 dni;
dane zamówień (bez danych osobowych kupujących) — przez czas aktywnej subskrypcji; po usunięciu Konta usuwane w terminie do 30 dni;
dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu cofnięcia zgody lub realizacji celu.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownik ma prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
usunięcia danych w przypadkach wskazanych w art. 17 RODO;
ograniczenia przetwarzania w sytuacjach określonych w art. 18 RODO;
przenoszenia danych — otrzymania ich w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (art. 20 RODO);
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO);
cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

W celu realizacji powyższych praw Użytkownik może skontaktować się z Administratorem na adres: kontakt@channelhub.pl.

Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Zabezpieczenia danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych, w szczególności:

przechowywanie haseł wyłącznie w postaci zaszyfrowanej — wartość jawna nie jest nigdy zapisywana;
szyfrowanie tokenów OAuth AES-256-GCM z kluczem przechowywanym oddzielnie od bazy danych;
szyfrowanie połączeń protokołem TLS zapewniające poufność i integralność transmisji danych;
izolacja danych per organizacja (multi-tenant);
ograniczanie liczby prób logowania (ochrona przed brute-force);
prowadzenie dziennika audytu rejestrującego kluczowe operacje z sygnaturą czasową;
stosowanie zasad minimalizacji danych oraz privacy by design i privacy by default (art. 25 RODO).

9. Pliki cookies

Serwis ChannelHub korzysta wyłącznie z niezbędnych technicznie plików cookies:

cookie sesyjne — niezbędne do utrzymania stanu zalogowania i ochrony formularzy przed atakami CSRF; usuwane po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji;
cookie preferencji interfejsu — zapamiętujące ustawienia wyświetlania.

Serwis nie korzysta z plików cookies analitycznych ani marketingowych stron trzecich. Korzystanie z niezbędnych technicznie plików cookies nie wymaga zgody Użytkownika zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis przetwarza dane Użytkowników w sposób często zautomatyzowany (m.in. synchronizacja stanów i cen między platformami, generowanie alertów). Operacje te dotyczą danych handlowych Użytkownika i jego ofert — nie prowadzą do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę fizyczną w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.

11. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. O zmianach Użytkownicy poinformowani zostaną przez publikację zaktualizowanej treści na stronie Serwisu wraz z datą obowiązywania. W przypadku istotnych zmian wpływających na zakres przetwarzania danych Administrator przekaże stosowną informację również drogą mailową.